第一次写信封和正文，夜里赶着寄出该先核对哪几处

晚上十点半，第次桌上摊着信纸、写信信封和一支快没水的封和签字笔，第二天一早要交给单位人事，正文或者要赶在邮局下班前寄出去。夜里第一次写正式书信的赶着该先人，卡住的寄出地方往往不是不会说话，而是核对不知道哪一行该顶格、哪里该空两格、第次信封上自己的写信名字写在哪。下面按“手上正在摸的封和东西”来讲，遇到不确定的正文，指向可核对的夜里规范或窗口询问，不靠猜。赶着该先

信纸铺开后，寄出先定称呼和落款的位置

拿起信纸，第一行写称呼。给个人的，称呼顶格写，后面加冒号，比如“张老师：”；给单位的，写全称或规范简称，不要只写“领导”。称呼下面空一行再写正文，每段开头空两格。这是书信格式里最容易被第一次写的人忽略的一处：空两格不是空一行，用笔写时大约留出两个字的位置，用 Word 写时不要靠敲空格凑，直接设置首行缩进两个字。

正文写完，另起一行空两格写“此致”，再另起一行顶格写“敬礼”。如果是平辈或熟人，可以只写“祝好”。落款写在右下方，先写署名，再写日期。日期写全年月日，不要只写“即日”，否则收信人无法判断时间。署名和日期之间不空行，日期在署名正下方或稍偏右。

信封正面三行字，先写收件人再写寄件人

把信封平放，正面从上到下分三块。第一块写收件人地址，要写到门牌号或单位具体部门，不要只写“某某公司”。第二块写收件人姓名，姓名后面可以加“收”字。第三块写寄件人地址和姓名，字要比收件人小一些，写在信封下方或背面。第一次做的人常把寄件人写到最上面，结果邮局分拣时看错行。

邮政编码要写清楚。收件人邮编写在左上角六个方框内，寄件人邮编写在右下角。不确定邮编时，不要凭记忆填，可以在邮政官方渠道查询，或者到窗口让工作人员核对。信封上不要用铅笔写，也不要用红色笔写收件人姓名，这是窗口工作人员会直接提醒的细节。

用电脑排版时，缩进和行距比字体更先设置

如果是打印后手签，打开文档先做三件事：页面边距设为常规，正文首行缩进两个字，行距设 1.5 倍。不要用连续空格把“此致”推到右边，也不要用回车硬凑落款位置。称呼、正文、此致、敬礼、署名、日期各占独立段落，这样改内容时不会整段错位。打印前把光标点到“敬礼”那一行，看它是不是顶格；再点署名，看是不是靠右。这两个动作能拦住大部分排版错误。

书信格式常见疑问解答要点里，问得最多的就是“此致敬礼”要不要空行、署名写在哪。判断标准很简单：看收信人能否一眼找到称呼和落款。如果打印出来称呼缩进了、落款跑到了页面中间，就回到段落设置里改，不要靠手动敲空格修补。

封口前把信纸折法和附件再对一遍

信纸一般纵向对折，再横向对折，让称呼那一面朝外，收信人一拆开就能看到抬头。如果信里夹了证明材料，先在桌上点数，再用回形针别在信纸左上角，不要用订书钉钉死，收信人复印时不好拆。信封封口前，把信封拿起来对着灯看一眼，确认信纸没有露出边角、邮编框没有被地址压住。

临寄出前还有一步：把收件人姓名、地址、邮编和信内称呼对一遍，三处一致再封口。若单位有专人收文，地址写到“某某科室”比只写单位名更稳妥。拿不准信封规格或挂号信要求时，直接到邮政窗口问，工作人员会按当前规定告诉你贴几张邮票、要不要填写内件清单。第一次写不必追求一次完美，按上面几处逐一核对，出错概率会低很多。